Erfahrungsbericht „Die Suche nach dem richtigen Projektmanagement-Tool“

Der Prozess zur Auswahl neuer Software ist wissenschaftlich erforscht und praktisch in Leitfäden und Handlungshilfen verfasst worden. Nicht zuletzt haben wir als InnoZent OWL selbst im Rahmen eines zurückliegenden Projektes „Business 4.0“ derartige Handlungshilfen zur Verfügung gestellt. Vor etwa gut sechs Jahren haben wir uns in Begleitung durch eine neutrale Softwareberatung auf den Weg gemacht, eine für uns passende CRM-Software ausfindig zu machen. Nach ca. 6 Monaten und dem Einsatz von Arbeitszeit und Geld stand fest, wir nutzen „erst einmal“ Outlook in Kombination mit Projekt bezogenen Excel-Dateien weiter. Gründe dafür waren zum einen der Preis potentieller Lösungen, der für uns als kleine Organisation mit damals 5 Köpfen und dem damaligen Dienstleistungsportfolio in keinem annehmbaren Verhältnis zum Nutzen stand, und zum anderen die in der Regel hohe Komplexität der Lösungen, weil wir nur einen kleinen Teil davon wirklich benötigten. Hinzu kam, dass ein Wechsel in die Cloud, d.h. die Abschaffung der eigenen Serverinfrastruktur, schon damals gesetzt war. Mitte 2019 haben wir diesen Schritt dann auch vollzogen, sodass wir für die Umstellung auf Home-Office aufgrund Corona gut gerüstet waren.

Mehr Projekte, mehr Kollegen und Kolleginnen machten zur gleichen Zeit neben einem nach wie vor fehlenden CRM-System vor allem das Fehlen eines agilen und leichtgewichtigen PM-Tools sichtbar. Mit der CRM-Erfahrung im Hinterkopf gingen wir pragmatisch vor, machten uns eine Liste der für uns wichtigsten Anforderungen, sichteten den Markt, hier insbesondere die Bewertungen anderer, und entschieden uns innerhalb sehr kurzer Zeit für Trello. In Verbindung mit dem bei uns im Einsatz befindlichen Microsoft TEAMS und Office 365 war und ist das eine sehr leistungsfähige Kombination, gerade auch in Bezug auf die Einbindung Externer. Der Datenschutz trieb uns aber bereits schon zu der Zeit, die Augen weiter offen zu halten.

Trotz guter Erfahrungen mit Trello wurde der Jahreswechsel 2020/2021 genutzt, um DSGVO-konforme Alternativen zu Trello zu testen. Zunächst als Einzelperson und dann zu zweit mit Hilfe von Testprojekten. Erleichtert hat uns dieses Vorgehen die Tatsache, dass nahezu alle Anbieter auch einen kostenfreien Basis-Account anbieten. Es sind zwar dann nicht alle Funktionen verfügbar, aber man bekommt dennoch einen sehr guten Eindruck von dem Tool. Wir entschieden uns für factro und setzten uns einen dreimonatigen Testzeitraum mit insgesamt vier Professional-Accounts. Mit über 30 € pro Monat und User lagen die Kosten für factro im oberen Bereich. Am Ende des Testzeitraums wollten wir allen Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit bieten, sich einen eigenen Eindruck zu verschaffen, um dann eine finale Entscheidung für oder gegen factro zu treffen. Dabei stellte sich heraus, dass alle anderen als Basis-User zwar auf die InnoZent OWL-Instanz bei factro zugreifen konnten, aber nur Leserechte hatten. Dazu kamen die doch sehr hohen monatlichen Kosten, wenn alle als Professional-User angemeldet worden wären. Im Ergebnis gab es dann eine klare Absage an factro als Tool. Das Abo wurde zu Mitte April gekündigt und die Instanz mit allen Inhalten aufgelöst. Parallel dazu wurde auf Basis der geschärften Hauptanforderungen (siehe unten) sehr schnell das Tool Meistertask als Alternative identifiziert und mit einem Monatsabo in die Testphase gebracht. Da Meistertask alle Hauptanforderungen von uns erfüllte und mit unter 10 € pro Monat und User (im Jahresabo) deutlich günstiger als factro ist, setzen wir jetzt vollständig auf Meistertask, um Projekte und Aktivitäten zu planen und umzusetzen sowie nicht zuletzt auch ein bisschen Wissensmanagement zu betreiben. Zu unseren weiteren Erfahrungen mit Meistertask wird es ein Update geben.

Nachfolgend noch unsere Hauptanforderungen an ein PM-Tool:

Abbildung des Projektarbeitsplanes einschl. der Erfassung von Stunden für das Projektcontrolling mit Struktur- und wenn möglich Ablaufübersicht
Agiles Projektmanagement mit Sprintplanung (Kanban-Board) Zuweisung von Aufgaben mit Checklisten etc.
Zeiterfassung auf Aufgabenebene mit Aggregation auf AP- und Projektebene. Diese muss sowohl online als auch nachträglich funktionieren.
Externe müssen eingeladen werden können (bestenfalls können diese bereits als Gäste mitwirken, also nicht nur lesen können).
Anlegen von Vorlagen für Projekte, Veranstaltungen, Beteiligungsformate etc., d.h. wiederkehrende Maßnahmen, um unser Know-how dort für alle verfügbar abzubilden.
Sicherung und Archivierung von abgelaufenen Projekten auch unabhängig der PM-Software. Alternative einfacher Export der Daten zu einem anderen PM-Tool.
Rechteverwaltung, d.h. insbesondere Zugriffsverwaltung auf Projekte
Basis-User können in der gleichen Instanz mitarbeiten.
Integration in TEAMS als Registerkarte in einem Kanal